仕様変更をスムーズに行うポイント
経済産業省DXレポートによると、DXが進まなければ2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性が高い。と書かれています。DX推進の必要性は言うまでもありませんが、具体的に実施する上で、たくさんの課題を抱えているのが実状です。最もよく挙げられる課題は２つ、「IT関連の予算」と「国内のリソース不足」です。
新型コロナウィルスの影響により、リモートワークの普及が拡がりました。その影響はソフトウエア開発業界にもあります。リモートによる開発体制が普及し、海外リソースの活用に抵抗がなくなり始め、オプションの一つとしてオフショア開発を検討し始めた企業が増えています。
前回、オフショア開発をご経験されていらっしゃらない方を対象として、「【実体験】オフショア開発実施に関する注意点と絶対成功するオフショア開発会社の選び方」で、オフショア開発を始める際の準備ポイントを公開しました。
今回、オフショア開発実施中に起きる悩みとして、よく言われる仕様変更の伝え方とそのポイントについて整理してみました。「仕様変更がない案件はない」と言われるぐらい頻繫に発生することですので、少しでもお役に立てればと思います。
①仕様変更とは？
まず、仕様変更の定義を一緒に見ていきましょう。
仕様変更とは、性能の向上や利便性の改善、法規適合化などのために、部品や部位の仕様を変更すること。 を意味します。簡単に表現すると、「こうなるはず！」な完成（予定)図を書き換える又は追加することです。
仕様変更による追加作業が発生した場合、ベンダーは追加報酬をユーザーに請求できるのが原則です。
開発中の仕様変更と聞くと嫌なイメージを持たれる方がいるかもしれませんが、開発過程の中で改善点が見つかることは頻繁にあり、仕様変更は必ずしもネガティブなことではありません。逆に結果として仕様変更によって、精度の高い製品を作り出せることが多いです。
しかし、仕様変更が発生すると、追加料金がかかりますので、慎重に検討の上、仕様変更の依頼をしてください。
②仕様明確化と仕様変更の区別
仕様変更に関する悩みの一つは、判断に対する理解の食い違いです。よくあるケースとして、委託側は、詳しい情報を追加するだけ。という理解なのに、受託先は、仕様変更と理解するケースです。お金(コスト）にかかわりますので、こうしたことで互いの信頼関係を壊してしまうケースも少なくないです。
こうした問題を回避するために、「仕様変更」とよく間違えられる「仕様明確化」の違いについて、理解を深めておきましょう。
・仕様明確化：準備の段階で決まらなかったことを詳細化 → 費用発生しない
・仕様変更：契約時に委託した作業内容からの変更・追加 → 追加費用が発生する
ここで簡単に相違点を説明します。
開発では、要件が曖昧なまま開始するケースがよくありますが、あとになって仕様変更と間違えられない為に、委託先は当初から、誤解のないように実状を伝え、受託先に納得してもらうことが大切です。また、大きい変更を避けるために、仕様書作成時に工夫する必要があります。
・作りたいものの内容・条件を明記する
・理解しやすいシンプルな日本語表現で書く
・説明・相談・確認で互いの認識を合わせる
そして理解頂きたいのは、１つの変更だけでも、意外な影響が出る場合があることに留意してください。つまり、変更する仕様そのものだけでなく、その変更に関連し、追加の費用が発生してしまうことがあります。そのため、仕様変更の決定をする場合は、あらかじめ受託先（オフショア開発側）によく相談したほうがいいです。
（例）「パスワードを変更する機能を変える」の場合、以下のように、それに付随する変更がたくさん発生します。
③スムーズに仕様変更する方法
・わかりやすい伝え方
オフショア開発側にとってわかりやすい伝え方とは？どういう伝え方をすれば理解してもらえるだろう？と日々悩んでいらっしゃる方も多いと思います。
まず、わかりやすい仕様書についてですが、丁寧な説明をたくさん書くよりも、番号を付けて簡単に書いたほうがいいです。その方が、双方の認識合わせが非常に楽になります。
次に、仕様変更等を伝える時は、必ず結論から伝えて下さい。具体例と理由から説明を始めると、理解に時間を要し、途中でつまずいてしまうことが多いです。特に日本人の独特な言い回しは、外国人にとって理解されにくいところがあります。説明する時は、ストレートにすぐ結論から入ったほうが効果的なコミュニケーションができます。
もう一つ大切なポイントは、コミュニケーター(翻訳者）はエンジニアではないため、専門用語は、そのまま英語で伝えることが賢明です。同席するエンジニアも、すぐ技術のことを把握できます。
最後に、とても効果がある小さなコツがあります。それは、主語と述語を省略しないこと。
ちょっとしたことですが、誤解の回数をかなり減らすことができます。
・仕様変更でもQ＆Aと再見積もりの徹底
契約時、委託した作業から変更・追加がある場合、費用と納品に影響を与える可能性があります。その影響を評価するためにQ＆Aと再見積もりを徹底しておけば、認識合わせの論争を回避できます。グーグルシートを活用すると、後で履歴確認ができるのでお薦めです。
そして、オフショア開発側の再見積書にはこれらの項目を準備されるとよいでしょう。
・工数・費用
・スケジュール、リリース期限
・システムのロジック
・各機能への影響度合い
■まとめ
スムーズに仕様変更する方法とそのポイントをあげました。
オフショア開発の導入のメリットである、コスト削減と品質管理の足を引っ張るものとして、仕様変更があげられます。開発を進めていく中で、仕様変更に注視して進めていけば、開発がうまくいき、オフショア開発のメリットを見出すことができます。
ＮＴＱでは2011年の創業以来、お客様の事業規模を問わず、日本の多くの企業様に対してオフショア開発サービスを提供してきました。これまでに蓄積したノウハウをベースに、オフショア開発の支援をさせていただいております。特に、オフショア開発におけるプロセス、品質において、不安な点や悩みを抱えられていらっしゃる方は、ＮＴＱまでお気軽にお問い合わせください。
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